Wir alle haben die gleiche Anzahl von Stunden, die uns an einem Tag zur Verfügung stehen. Dennoch sind einige Menschen in der Lage, in 24 Stunden mehr zu erreichen als alle anderen. Der Schlüssel liegt in korrekt gewählten Zeitmanagement-Methoden und darin, dass man sich nicht von der Zeit kontrollieren lässt. Du bist der Chef – Du kontrollierst deine Zeit!
1. Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist eine Methode, um deine Zeit effektiver zu nutzen. Priorisiere deine beruflichen und persönlichen Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dabei kümmerst Du Dich, zuerst um die dringendsten und wichtigsten Aufgaben, gefolgt von Aktivitäten, die nicht dringend, aber dennoch wichtig sind.
Indem Du deine Arbeitsbelastung priorisierst, kannst Du deine Zeit und Energie darauf fokussieren, wo sie am meisten gebraucht wird.
Die folgende Tabelle zeigt die Eisenhower-Matrix, eine beliebtesten Zeitmanagement Methoden, welche zur Bewertung und Priorisierung von Aufgaben dient. Jeder Quadrant enthält Beispiele für die Art der Aktivitäten und die Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden.
Quellenverweis 1.*
2. Das Eisenhower-Prinzip – Einteilung deiner Aufgaben in die folgenden Kategorien
1. Dringend
2. Nicht dringend
3. Wichtig
4. Unwichtig
Die daraus abgeleitete Eisenhower-Matrix sieht dann wie folgt aus:
1. Dinge die Du als erstes lösen solltest (Erledigen):
– Krisen und Probleme
– Treffen mit Ihrem Vorgesetzten
2. Dinge die Du einplanen solltest (Terminieren):
– Wichtige laufende Projekte
– Einstellung neuer Mitarbeiter
– Buchung von (Zahn-)Arztterminen
3. Delegiere, wenn möglich:
– Unwichtige Meetings
– Unnötige Unterbrechungen durch Dritte
– E-Mails, Telefonate mit niedriger Priorität
4. Als letztes tun oder gar nicht tun:
– Deinen Instagram-Feed lesen
– Zeitverschwendung mit Trash TV
– Junk-Mails sortieren
Quellenverweis: 2.*
3. Wie gut bist Du in deinem eigenen Zeitmanagement?
Gutes (Selbst-)Management erfordert eine bewusste Planung und durchdachte Entscheidungsfindung. Es beinhaltet auch konzentriert zu bleiben und sich an deine priorisierten Aufgaben zu halten, anstatt durch unwichtige Tätigkeiten abgelenkt zu sein.
Wenn Du wissen willst, ob Du gut im Zeitmanagement bist, fang damit an, Dir diese Fragen zu stellen:
I – Weiß ich, wie ich meine Aufgaben effektiv nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren kann?
II – Weiß ich, wie viel Zeit ich für jede meiner verschiedenen Aufgaben aufwenden muss?
III – Muss ich die Arbeit mit nach Hause nehmen, um sie zu erledigen?
Sobald Du deine aktuellen Abläufe bewertet hast, erstelle einen Plan zur Verbesserung. Es ist nicht einfach, aber wie bei allen Fertigkeiten, an denen Du arbeitest, kannst Du auch beim Zeitmanagement besser werden. Erfolgreiche Menschen nutzen eine Vielzahl von Zeitmanagement Techniken, um die Produktivität und Effektivität in ihrem persönlichen und beruflichen Leben zu steigern.
Häufige Tücken von Zeitmanagement Methoden
Es ist einfach, aus der Spur zu kommen, wenn man versucht, seine Zeit zu managen. Um sich zu verbessern, solltest Du versuchen, diese häufigen Fehler zu vermeiden:
Falle Nr. 1: Die Vernachlässigung einer To-Do-Liste. Wenn Du nicht weißt, was getan werden muss, kannst Du deine Arbeitsbelastung nicht effektiv priorisieren.
Falle Nr. 2: Multitasking. Entgegen der allgemeinen Meinung ist Multitasking eigentlich weniger produktiv, als sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und dann zur nächsten überzugehen. Das liegt daran, dass unser Gehirn nicht für mehrere Aufgaben ausgelegt ist, die gleichzeitig anspruchsvolle mentale Kapazitäten erfordern.
Falle Nr. 3: Nicht zu wissen, wie viel Zeit eine Aufgabe benötigt.
Kannst Du die Hausarbeit in einer Stunde schreiben oder wird es drei Tage dauern? Wenn Du nicht weißt, wie lange eine Aufgabe dauert, kannst Du deine Zeit nicht effektiv planen oder deine Aktivitäten priorisieren.
4. Zeitmanagement Methoden, die von erfolgreichen Menschen genutzt werden.
Wer seine Zeit besser organisiert, schafft unterm Strich auch mehr. Logisch, oder? Um Dir zu helfen, effizienter zu arbeiten, haben wir einige wertvolle Zeitmanagement Methoden, die High-Performer empfehlen.
Zeitmanagement Methoden Regel #1: Beginne deinen Tag früh!
Wenn Du erfolgreiche Menschen fragst, wann sie morgens aufstehen, wirst Du schnell ein Muster erkennen können. Diese Leute stehen im Morgengrauen auf, um den Tag voll auszunutzen. Hier sind einige prominente Beispiele:
– Apple CEO, Tim Cook,
– die ehemalige First Lady der USA, Michelle Obama
– General Motors Chefin, Mary Barra
Zeitmanagement Methoden Regel #2: Setze Prioritäten und Ziele bei der Planung deines Tages!
Ein täglicher Ablaufplan ermöglicht es Dir, den Verlauf deines Tages zu bestimmen und dann Step-by-Step die To-Dos abzuarbeiten. Hierbei nochmal die Erinnerung an die Einsenhower-Matrix. Dir fallen sicherlich viele Dinge auf, die vielleicht wichtig, aber NICHT dringend sind.
Achte dringend auf diese Unterscheidung!
Erfolgreiche Unternehmer erkennen, dass es jeden Tag dringende und wichtige Angelegenheiten gibt. Sie starten in den Tag und wissen, wie man die beiden in Einklang bringt und priorisiert.
Einige Karriere-Coaches schlagen vor, Ihre Zeit in “Fokus-” und “Puffer-” Tage aufzuteilen. Fokustage sind für die wichtigen, essentiellen Aufgaben. Puffertage hingegen sind für die wesentlichen Dinge wie Papierkram und Buchhaltung.
Zeitmanagement Methoden Regel #3: Konzentriere Dich auf eine Aufgabe nach der anderen!
Es ist sehr verbreitet zu denken, dass Multitasking die effizienteste Form der Zeitnutzung ist. Aber es stellt sich heraus, dass es tatsächlich mehr Zeit verschwenden kann, mehrere Dinge auf einmal anzugehen. Im Allgemeinen geht man in der Wissenschaft davon aus, dass wir uns in den meisten Fällen einfach nicht auf mehr als eine Sache gleichzeitig konzentrieren können.
Wahre Effizienz bedeutet, sich auf eine Sache nach der anderen zu konzentrieren und sie zu beenden, bevor es zur nächsten Aufgabe geht.
Zeitmanagement Methoden Regel #4: Lerne zu delegieren!
Du schaffst vielleicht viele Aufgaben, aber Du kannst nicht immer an allen Orten sein. Nimm Dir Zeit, um gute Mitarbeiter auszuwählen und einzustellen, damit Du Dich auf Fortschritte verlassen kannst, selbst wenn Du mal selbst nicht vor Ort bist. Anstatt zu versuchen, alles selbst zu machen, kannst Du Dich auf die wichtigsten Dinge und strategischen Themen konzentrieren.
Zeitmanagement Methoden Regel #5: Wende die 80/20-Regel in deinem Leben an!
Nach dem Pareto-Prinzip (d.h. der 80/20-Regel) sorgen 20 Aufwand für 80 Prozent der Ergebnisse. Die anderen 80 Prozent aufwand machen nur 20 Prozent der Ergebnisse aus. Daher wissen erfolgreiche Menschen, dass die obersten 20 Prozent die wichtigsten Ergebnisse bringen werden. Den Rest kannst du deligieren.
Zeitmanagement Methoden Regel #6: Plane vorausschauend Zeit für Ablenkungen und Unterbrechungen ein!
Wenn Du jeden Tag auf die Sekunde genau planst, wirst Du nie Zeit für unerwartete Komplikationen haben. Versuch jeden Tag mindestens eine Stunde für das ungeplante Zwischenfälle einzukalkulieren. Wenn Du Dich selbst überplanst, wirst Du fast immer an die Grenzen deiner Planung gebracht, wenn du auf unerwartete Probleme stößt.
Ein abschließender und besonders wichtiger Tipp:
Zeitmanagement Methoden Regel #7: Sage öfter das magische Wörtchen „Nein”!
Du hast einfach nicht immer für alles Zeit.
Sei ehrlich zu Dir selbst und zu anderen. Sie werden es verstehen und Dich für deine Ehrlichkeit respektieren!
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Nachweise:
